Anteriormente se ha indicado que el sistema se basa fundamentalmente en la documentación. Dicha documentación tendrá que incluir entre otros la política de calidad de la empresa, el manual de calidad, los procedimientos a seguir, todos los documentos que aseguren la ejecución y control de dichos procedimientos, y un registro de todo.
MANUAL DE CALIDAD
Deberá incorporar las políticas de calidad de la empresa, los objetivos y los procedimientos para aplicar el sistema: quien será el responsable, que estructura documental tendrá, que acciones hay que emprender para asegurar que productos y servios sean excelentes. Ejerce como guión del sistema de calidad y debe ser su reflejo.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Basándose en los objetivos a alcanzar hay que sistematizar todas las tareas, indicando por escrito quien será la persona encargada, cuando se realizará, donde, qué recursos necesitará, durante cuanto tiempo....No hay que olvidar guardar y preservar la información específica de todos los procesos internos de la empresa.
INSTRUCCIONES
La instrucción de trabajo es un documento que explica como se tienen que hacer todas y cada una de las actividades implicadas en un proceso. Es decir, describe todos los pasos a seguir para la creación de un producto o servicio para que cumpla con las especificaciones previamente establecidas. Así mismo, incluirá todas las especificaciones técnicas del producto o servicio y los planes de calidad para servicios de nueva creación o de una duración muy corta.
REGISTROS DE CALIDAD
Son necesarios para documentar y comprobar si el sistema funciona. Incluirán registros de los resultados de las inspecciones, de ensayos, informes de auditoría, informes sobre costes, informes sobre quejas... Esta información permitirá saber si se están cumpliendo los objetivos de calidad, la satisfacción de los clientes y si las medidas implantadas están surtiendo efecto.
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